Ao abrir uma clínica ou consultório é preciso que você contrate uma profissional essencial para o funcionamento eficiente da empresa. É a secretária que faz um trabalho muito mais complexo do que uma recepcionista e precisa ser bem escolhida.
Neste texto, você vai aprender a analisar de forma correta as características e habilidades de cada uma das pessoas que queiram trabalhar como secretária na sua clínica. Veja tudo isso e muito mais nos próximos tópicos!
Como escolher a secretária perfeita?
Para escolher uma secretária que possa fazer o trabalho de forma eficiente, é preciso, antes de tudo, ter uma conversa com a candidata e descobrir quais as habilidades que ela possui e se já tem experiência comprovada na área, o que conta bastante.
A secretária não apenas faz o primeiro atendimento ao paciente, como marca e desmarca consultas, faz uma pré-análise de exames para adiantar o trabalho do médico ou dentista, organiza todos os horários do profissional de saúde e mantém o ambiente do consultório organizado e aconchegante para que os pacientes se sintam bem.
Conseguir fazer todas essas funções com maestria não é para qualquer pessoa. Por isso, a secretária precisa ser muito bem escolhida. Veja abaixo 5 dicas que vão te fazer escolher a secretária perfeita para a sua clínica!
1. Veja se ela é bem comunicativa
Ao fazer a entrevista com a secretária, é preciso observar as entrelinhas da conversa. Isto é, buscar conhecer a profissional para além do que ela está falando no momento. É preciso que ela seja educada, saiba conversar, escute sempre que for necessário, utilize o português corretamente e tenha empatia com as outras pessoas.
Além da entrevista falada, aplique uma redação para ver os conhecimentos gramaticais dela e coloque um tema que seja necessária a opinião dela a respeito de uma situação que haja a necessidade de haver empatia. Por exemplo: O que deve ser feito para mudar a situação de moradores de rua no Brasil?
Se a redação da candidata for por uma melhora de serviços e políticas públicas para dar dignidade a essas pessoas, ela é uma boa profissional para o que você procura. Já se ela disser que é preciso limpar as ruas desse pessoal anti-higiênico, pode ter certeza que ela não pode ser a sua secretária.
2. Confira se ela entende de tecnologia
Não tem como trabalhar como secretária em um consultório médico ou odontológico sem saber o básico de tecnologia. Até porque se você for um bom gestor da área da saúde, vai utilizar planilhas do Excel, softwares de base de dados e outros programas que vão facilitar a sua vida como profissional e também empreendedor.
Por isso, a candidata precisa saber trabalhar com todas essas ferramentas. Caso ela não tenha conhecimento do software em específico, você pode oferecer um curso para aprender a mexer, nesse quesito não há problema. A questão é se a pessoa não sabe trabalhar com um documento de texto, fazer um pdf ou uma planilha de horários.
3. Analise se ela é organizada
Sendo você ou um recrutador profissional, analise se a pessoa é organizada no trabalho. Não é necessário perguntar como ela arruma o quarto em casa, porque isso não significa absolutamente nada. É preciso que ela aja de forma organizada.
O ideal nessa parte do teste é desorganizar algumas coisas no consultório e pedir para ela começar a trabalhar. Observe se vai logo sentar na cadeira e abrir ou computador ou se, antes disso, vai organizar o que está desorganizado. Se ela optar pela segunda opção, com certeza já tem um ponto a mais para ser a sua contratada.
4. Busque por candidatas pontuais
Por mais que você se atrase como médico ou dentista a chegar ao consultório, é preciso que a secretária esteja lá na hora certa para receber os pacientes e organizar os seus horários. Por isso, preste bastante atenção na pontualidade da candidata.
Nas próprias etapas do recrutamento é possível já perceber isso. O ideal é que ela chegue uns 10 minutos antes de começar os testes. Se chegar muito tempo antes ou atrasada, pode haver algum tipo de problema aí. Escolha as pontuais.
Outra forma de descobrir se a candidata tem a pontualidade necessária é ligar para os ex-chefes dela e descobrir como era a relação dela com os horários. Você tem deve aproveitar essa oportunidade para tirar outras dúvidas e descobrir se vale a pena mesmo contratar essa profissional.
5. Cheque as redes sociais
Essa fase é muito importante, mas só deve ser feita por último e se você observar necessidade de analisar algo que é muito íntimo e pessoal da candidata. Porém, pode ser que tudo que ela mostrou ser no processo seletivo seja mentira e isso pode ser descoberto por meio das postagens nas redes sociais.
Uma pessoa com empatia, por exemplo, não deseja o mal de ninguém por diferenças políticas, por exemplo. Com isso, se no teste ela fez uma coisa e na rede social ela demonstra ser outra, tome bastante cuidado. Pense bem que você pode se arrepender depois!
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